• 29. Oktober 2019
  • Anika

Organisation und Planung ist alles. Zumindest bei uns. Neben Mails und Kalender geht in Sachen Projektmanagement, Selbstorganisation und Teamsteuerung nichts ohne Trello im Azurgelb Büro. Wie wir das Tool nutzen und warum wir es so mögen, lest ihr in diesem Beitrag.

Trello ist ein Projektmanagement Tool, das besonders durch das Scrum-Konzept bekannt wurde und mittlerweile vom Software Konzern Atlassian gekauft wurde. Aber nach einigen Jahren Nutzung und Ausprobieren ist es bei uns in diverse Lebensbereiche eingezogen.

Die Oberfläche ist selbsterklärend und auch in der kostenlosen Version hat man extrem viele Funktionen zur Verfügung. (Aus unserer Sicht ist es nicht nötig für das Tool Geld auszugeben). Im Mittelpunkt stehen die Boards, ihre Listen und Karten. Diese kann man allein nutzen oder aber in Teams. Für Leute, die viel unterwegs sind, besonders praktisch: Das Tool läuft auf dem Desktop, Mobil und im Browser. Man benötigt nur Internet (offline geht leider nix) und schon kann man von überall seine Aufgaben im Blick behalten.

Nutzungsbeispiel: Trello für Teams

Wir nutzen Trello, um mit Kunden, Kooperationspartnern oder schlicht zu zweit an Themen zu arbeiten. Dazu kann man Personen zu Boards einladen. Dafür benötigt man jeweils nur einen Account bei Trello. Da wir oft mit mehr als einem Unternehmen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ist das sehr hilfreich. Anders als z. B. bei Microsoft Teams können Personen aus unterschiedlichen Organisationen an einem Board arbeiten / in einem Team sein. Wenn man in dem Projekt oder in der Zusammenarbeit unterschiedliche Themenbereiche hat, die wiederum viele Aufgaben und Teilbereiche haben, bietet es sich an ein Team mit mehreren Boards anzulegen.

Wenn man dann ein Board hat, legt man verschiedene Listen an, auf denen Karten zusammengefasst sind. Wie das innerhalb eines Teams (z. B. in einer Agentur) aussehen kann, seht ihr in dem nächsten Screenshot.

Sehr gut eignet sich Trello, wenn man sehen möchte, welche Aufgaben anstehen, grad bearbeitet werden und was schon erledigt ist. (Das ist auch die Grundlage des Scrum oder Kanban Models.) Jede Karte entspricht dabei einer Aufgabe. Dieser Aufgabe kann ein Label, ein oder mehrere Mitglieder, eine Frist, Kommentare, Anhänge, Checklisten  u.v.m. hinzugefügt werden. Rechts ein Beispiel:

 


So arbeiten wir im Team mit Trello:

  1. In einem Planungsmeeting werden alle Aufgaben gesammelt und in der Liste „Aufgaben“ eingetragen. Das kann auch zwischendurch passieren, wenn die Aufgaben aufkommen. Je mehr Informationen in der Karte zusammengetragen werden, desto besser.
  2. Jede Aufgabe sollte mit einer Frist und einem Verantwortlichen versehen werden.
  3. Der Verantwortliche hält den Bearbeitungsstatus in der Karte fest (z. B. Checken von Unteraufgaben in Checkliste, Zusätzliche Infos in Kommentare). Er kann sie auf die entsprechende Liste verschieben oder sie jemand anderem aus dem Team zu weisen (ähnlich einem Ticketsystem).
  4. Ein gut gepflegtes Board ist eine super Ausgangslage für das nächste Planungsmeeting im Projetkmanagement. Dort können die Aufgaben im Team besprochen und ggf. Anpassungen gemeinsam vorgenommen werden. Außerdem kann so jeder im Team jeder Zeit den aktuellen Bearbeitungsstand der Aufgaben einsehen.

Nutzungsbeispiel: Trello zur persönlichen Organisation

Man kann Trello auch allein nutzen. Zum einen eignet sich das Prinzip wie oben für die Teamnutzung beschrieben, um die eigenen Aufgaben im Blick zu behalten. Zum anderen kann man aber auch seine Woche strukturieren und Aufgaben noch kleinteiliger anlegen. Sowohl Denise als auch ich haben einen eigenen Wochenplan, den jede für sich pflegt. Ein Beispiel von meinem Plan seht ihr hier:

Als kleiner Organisationsfan habe ich meine wöchentlichen Aufgaben gern im Blick (und im Griff). Ich habe mir für meine Selbstorganisation

So nutze ich Trello für die persönliche Produktivität:

  1. Jeden Freitag Nachmittag plane ich meine nächste Woche. Dazu schaue ich, welche Aufgaben aus der aktuellen Woche ich nicht geschafft habe oder nächste Woche nachfassen muss. Diese ergänze ich durch neue Aufgaben und Termine. Wenn ich also z. B. einen Kundentermin nächste Woche habe, trage ich mir die Vorbereitung dazu ein.
  2. Ich verteile die Aufgaben auf die Wochentage, möglichst in der Reihenfolge, wie sie an dem Tag zu erledigen sind. Wichtig: realistische Zeiteinschätzung.
  3. Zur besseren Übersicht Nutze ich hier sehr stark die Labels, um schnell zu erkennen, zu welchem Thema die Aufgabe gehört.
  4. Außerdem habe ich einen Aufgabenspeicher, in dem ich Themen für die nächsten Wochen speichere, wenn sie nicht direkt bearbeitet werden können.

Wenn ihr Interesse habt, kann ich gern in einem separaten Blogbeitrag näher auf meine Selbstorganisation eingehen.

 

Fazit: Trello wurde zur Aufgabenzentrale (beruflich und privat)

Mittlerweile hat sich Trello in alle Lebensbereiche eingeschlichen. In den Wochenplänen stehen auch private Aufgaben, es gibt Listen mit Ideen, Link-Speichern und vielem mehr. Wir schätzen vor allem das leicht verständliche Interface sowie die hohe Flexibilität. So kann man von der Agenturplanung, Projektmanagement bis zur Hausbauorganisation alles darin abbilden. Durch die Power-Ups ist es zusätzlich super auf die individuellen Bedürfnisse anpassbar bzw. zu erweitern.

Wir freuen uns auf euer Feedback, eure Tipps und Erfahrungen.


Hinweis: Das ist eine unbezahlte und unbeauftragte Rezension des Tools Trello. Alle Aussagen beruhen auf unseren eigenen Erfahrungen.

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