Buchhaltung fetzt nicht. Zumindest meiner Meinung nach nicht. Deswegen habe ich einen Buchhalter. Und Papierkram. Dieses Tool habe ich direkt mit der Gründung eingeführt und nutze es seitdem durchgängig. Es gibt einige Buchhaltungstools am Markt, die ich aber jeweils nur kurz angetestet habe. Daher kann ich keinen umfänglichen Überblick bieten. Nur soviel: In der Testphase hat mich Papierkram im Vergleich zu anderen Buchhaltungstool mit einer einfachen Bedienbarkeit und schlichten Prozessen überzeugt. Jeder sollte aber selbst prüfen, was zu seiner Arbeitsweise und Anforderungen passt.

>> Im Folgenden beschreibe ich die Erfahrungen und den Funktionsumfang der kostenpflichtigen Team-Version <<

So funktioniert Buchhaltung mit Papierkram

Meiner Meinung nach bietet die Software von odacer alles, was man als Freelancer oder kleines Team braucht. Man kann einen Kunden mit den wichtigsten Personen anlegen, Angebote erstellen, die zu Projekten und/oder Rechnungen umgewandelt werden können. Auch ein Kontenabgleich für Ein- und Ausgangsrechnung ist kinderleicht. So kann man alle Belege für die Buchhaltung direkt den Kontenbewegungen zuordnen. Eine echte Erleichterung für den Buchhalter.

Ich vermute mal, dass die meisten Kreativen aber auch generell Gründer ungern mit dem administrativen Overhead beschäftigt sind und lieber direkt ihr Ding machen wollen. Bei Papierkram kann man ziemlich viel Arbeit durch eine einmalige Einrichtung erledigen. Zugegeben, man muss sich dafür etwas Zeit nehmen und sich nicht nur über die eigenen Leistungen und Prozesse im Klaren werden sondern auch die Software verstehen.

Unser Workflow mit Papierkram

Mittlerweile ist alles, was mit Kunden bezogenen Leistungen und Geld zu tun hat, in Papierkram abgebildet. Im Adressbuch sind zentral die Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner beim Kunden hinterlegt. Wir erstellen darüber die Angebote in unserem Design, die bei Zusage in ein Projekt umgewandelt werden.

Jedem Projekt werden dann Aufgaben zugeteilt, auf die wir Zeiten erfassen. So können wir entweder sehen, ob die Zeiteinschätzung richtig war oder ob wir das Budget einhalten. Bei manchen Kunden rechnen wir auch nach Zeiterfassung ab. Die Zeiterfassung läuft pro Mitarbeiter und Kunden. Zum einen macht das die Abrechnung für uns sehr leicht, zum anderen hat man die geleisteten Zeiten aller im Überblick.

Rechnungen können direkt aus dem Angebot oder aus den geleisteten Zeiten erstellt werden. Im zweiten Fall kann man die Zeiterfassung als .csv oder Liste im PDF der Rechnung anhängen. Das gewährleistet eine transparente Abrechnung.

Der letzte Schritt ist dann der Abgleich mit dem Konto. Darüber können Zahlungseingänge bei den Ausgangsrechnungen markiert bzw. Belege bei den Eingangsrechnungen hinterlegt werden. Da wir keine Barkasse haben, sind so alle Einnahmen und Ausgaben abgedeckt. Das hat den Vorteil, dass man den Cashflow zu jeder Zeit im Blick hat. Ein Export der Belege und des DATEV-Buchhungsstapel geht dann zum Buchhalter.

Den Leistungsumfang komplettieren noch Mahnungen, Lieferscheine und Auswertungen (BWA, EÜR, UST Voranmeldung).

Was Papierkram nicht kann.

Komplexere Auswertungen wie Bilanzen kann man mit dem Tool nicht machen. Auch eine native App für das Smartphone (z. B. für die leichtere Erfassung von Kassenbelegen oder der Einsicht der Oberfläche) ist – noch – nicht verfügbar.

Wer viel im Englisch-Sprachigen Raum unterwegs ist, wird mit Papierkram Stand heute auch nicht wirklich froh.

Was mich jedoch auch überzeugt hat, ist der sehr gute Support mit kurzen Reaktionszeiten und tatsächlich hilfreichen Antworten (per Mail).

Fazit:

Für unsere Bedürfnisse bzw. Anforderungen an buchhalterischen Funktionen ist Papierkram super. Auch der externe Buchhalter kommt damit gut zurecht. Mir gefällt die einfache Nutzeroberfläche, die Kooperationsmöglichkeiten im Team und die gute Übersicht über meine geschäftlichen Finanzen. Natürlich ist das Tool nur so gut, wie die Daten, die man einträgt. Außerdem sind die Prozesse so, wie die Software es vorgibt, Anpassungen sind nicht möglich. Doch das ist bei jeder Standard-Software so. Ich kann es guten Gewissens weiterempfehlen.

 


 

Hinweis: Das ist eine unbezahlte und unbeauftragte Rezension des Tools Papierkram (Team). Das Abonnement haben wir selbst bezahlt und alle Aussagen beruhen auf unseren eigenen Erfahrungen.

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